Arsip merupakan suatu hal yang penting dalam setiap perusahaan. Perusahaan biasanya mengumpulkan berbagai dokumen-dokumen penting yang akan disimpan, guna keperluan si masa yang akan datang atau pada saat dibutuhkan, sedangkan dokumen yang tidak terpakai maka akan dilakukan pemusnahan dokumen. Oleh karena itu sangat perlu dilakukan pengelolaan arsip secara baik agar ketika suatu saat dibutuhkan akan lebih mudah untuk mencari. Lalu, bagaimanakah cara mengelola arsip yang baik agar tujuan penyelenggaraan kearsipan dapat terwujud? berikut tipsnya
Sebelum masuk ke tipsnya, perlu diketahui berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip ada tiga macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis dan arsip terjaga dimana masing-masing jenis arsip tersebut memerlukan pengelolaan yang berbeda
A. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
B. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
C. Arsip Terjaga
Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Berikut beberapa tips mengelola arsip yang dapat Anda terapkan agar arsip tertata dengan rapi:
1. Memilah Arsip
Langkah awal pemilahan arsip adalah memilah arsip yang sudah tidak bermanfaat, bermanfaat dan sangat bermanfaat. Arsip yang sudah tidak memiliki manfaat sebaiknya dimusnahkan. Memisahkan antara arsip dengan nonarsip serta duplikasi arsip yang berlebihan. Nonarsip dapat berupa : formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dll.
2. Simpan ke dalam Wadah
Setelah melakukan pemilahan arsip di pisahkan lagi berdasarkan jenis arsip, tahun pembuatan dan pembuat arsip. Arsip dimasukkan kedalam sebuat wadah biar lebih rapi, misalnya stopmap, ordner dan lain-lainnya. Berkas yang telah disusun dimasukkan ke dalam folder dan diberi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.
3. Fumigami Arsip
Fumigasi Arsip adalah bagian dari tindakan preservasi kuratif terhadap faktor biologi atau organisme yang dapat merusak arsip dengan menggunakan Fumigan didalam ruang yang kedap gas udara pada suhu dan tekanan tertentu. Fumigasi arsip dapat dilakukan minimal 1 tahun sekali untuk menjaga keselamatan arsip.
4. Buat Catatan Tersendiri
Membuat pencatatan tersendiri terkait arsip tersebut, hal ini juga membuat kita lebih mudah dalam pencarian ketika kita membutuhkan arsip tersebut. Menempatkan arsip-arsip yang sudah tertata baik ke dalam suatu tempat yang aman atau disebut juga gudang arsip.
Wah beberapa cara diatas dapat segera Anda terapkan guna mengelola arsip agar tertata rapi. Semoga tips di atas dapat membantu ya.
0 Komentar